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Planejando uma viagem de negócios

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Para os empresários, uma viagem de negócios pode ser uma ferramenta valiosa e dedução fiscal. Normalmente, no entanto, o proprietário da empresa chega ao momento do imposto e descobre que há uma grande responsabilidade fiscal devida.

Então as rodas começam a girar. “Que outras deduções eu perdi? Ah sim, as férias em família!” Os pensamentos se voltam para as férias em família e como isso poderia ser interpretado como uma viagem de negócios. A verdade é que, a menos que você realmente tenha realizado negócios, depois do fato é tarde demais.

É possível combinar uma viagem de negócios e férias em família, mas há coisas que você deve fazer certo para torná-lo legal. Todo verão há seminários e viagens relacionadas ao trabalho a serem feitas e é bom levar sua família junto. Esteja ciente de que apenas a parte de negócios da sua viagem é dedutível.

Se você dirige seu veículo, não custa mais gasolina levar o cônjuge e os filhos, então todo o gás é dedutível. Mas se você parar para comer, apenas as pessoas envolvidas na parte de negócios da viagem podem descontar a refeição.

Se todos ficarem em um quarto de hotel, pode não custar mais pelo quarto do que se você ficasse sozinho, todo o quarto é dedutível. Se custar mais para mais pessoas no quarto, o extra não é dedutível.

Os parques de diversões geralmente não são dedutíveis de impostos, a menos que você esteja em um negócio relacionado a parques de diversões. As deduções precisam ser honestas e relacionadas ao seu campo de negócios.

Aqui estão algumas coisas que você deve fazer ao planejar e fazer uma viagem de negócios.

1. Planeje com antecedência. Faça um plano de onde você está indo e quais negócios você conduzirá. Existem muitas fontes (especialmente na internet) que podem fornecer informações sobre os negócios e eventos na área que você planeja ir.

2. Objetivo Comercial. Tenha um propósito específico para a viagem. Pode incluir coisas como visitar outras empresas como a sua para ver como elas operam, fazer contatos com clientes ou fornecedores, procurar oportunidades de expansão etc.

3. Guarde os recibos. A chave para fazer deduções é poder provar que você teve despesas. Os recibos incluem o recibo de venda real, cheques, extratos de cartão de crédito e extratos bancários.

4. Recrute membros da família. Dependendo do tipo de negócio em que você está envolvido, há momentos em que sua família pode ajudar a coletar informações e dar uma perspectiva diferente às informações coletadas e aos locais pesquisados.

Se você pedir ajuda aos membros da família, peça-lhes que escrevam um relatório no final da viagem, contando suas opiniões e perspectivas. Certifique-se de vinculá-lo ao propósito da viagem.

5. Registre onde você vai. Mantenha um registro dos lugares que você vai que são relacionados aos negócios. Um caderno ou agenda pode funcionar. Também um envelope com o log na frente e recibos e informações dos lugares que você entra é útil.

6. Registre com quem você fala. Mantenha um registro de quem você conhece e o que você discute. Mais uma vez, um caderno, uma agenda ou um envelope podem ser úteis.

7. Registre o que você pesquisa. Mantenha um registro das informações coletadas.

8. Cartões de visita. Mantenha um cartão de visita das pessoas que você conhece e das empresas que você visita relacionadas a negócios.

9. Guarde os canhotos dos bilhetes. Mantenha os stubs de eventos como seminários e feiras. Observe o que você aprendeu com os eventos.

10. Resuma. No final da viagem, escreva um resumo do que você realizou e as conclusões que tirou.

O IRS analisa cuidadosamente as viagens de negócios. Seus propósitos e validade podem ser estendidos. Ao planejar com antecedência e manter bons registros, suas despesas legítimas podem ser deduzidas confortavelmente e dentro dos códigos e regras do IRS.

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